Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Widget Atas Posting

Suka dengan konten Maringngerrang.com?
Jika kamu merasa terbantu dengan konten di blog ini, silakan dukung kami melalui Saweria.co/maringngerrang. Dukungan berharga dari kalian semua-lah yang membuat blog ini bisa tetap hadir di hadapan kamu. Terima kasih!

Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Dalam posting kali ini akan dibahas tentang hal-hal yang berhubungan dengan tugas-tugas administrasi dan kesekretariatan. Persuratan dan dokumentasi mungkin adalah hal yang cukup sering kita temukan, khususnya pada kepengurusan suatu kegiatan, kepengurusan suatu instansi/lembaga/organisasi.

Salah satu kegiatan yang cukup sering dikerjakan oleh bagian-bagian tersebut adalah pembuatan surat, undangan, sertifikat, dan semacamnya, yang pada umumnya dibuat dengan format yang sama, hanya saja biasanya yang berbeda adalah nama, alamat, jabatan, dan lain-lain yang menyesuaikan dengan tujuan dari sebuah dokumen.

Oleh karena itu, dalam posting kali ini akan dibahas tentang salah satu metode yang dapat mempermudah pekerjaan dalam membuat surat, sertifikat, undangan, atau semacamnya, dengan menggunakan aplikasi Microsoft Word, mari berkenalan dengan salah satu fiturnya yang disebut Mail Merge.

Mail Merge di Microsoft Word

Mail merge yang jika diartikan menjadi "menggabungkan surat" merupakan salah satu fitur pada Microsoft Word yang dapat digunakan untuk membuat dokumen secara massal. Dokumen yang dimaksud di sini adalah dokumen yang mempunyai format sama, misal yang berubah hanya nama, alamat, jabatan, dan semacamnya.

Mail merge di Microsoft Word ini bekerja layaknya menambahkan sebuah variabel di dalam dokumen yang akan berganti sesuai dengan pilihan penggunanya, misal variabel nama atau variabel jabatan. Jadi kamu sebagai pengguna hanya perlu membuat daftar dari variabel tersebut yang nantinya akan disubtitusi otomatis oleh aplikasi.

Menggunakan Mail Merge

Untuk cara penggunaannya mungkin akan lebih mudah apabila menggunakan contoh. Dalam pembahasan berikut akan digunakan Microsoft Word 2016, bagi kamu yang menggunakan versi yang berbeda masih bisa menyesuaikan karena pada dasarnya langkah-langkah yang digunakan sama saja. Silakan ikuti petunjuk berikut ini.
  1. Buka Microsoft Word, atau jika suda ada dokumen tertentu yang akan digunakan silakan buka dokumen tersebut.
  2. Setelah itu buka tab/ribbon Mailings, klik Select Recipients dan pilih Type a New List.
  3. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  4. Selanjutnya akan muncul beberapa kolom default yang disediakan, kamu perlu mengganti nama kolom tersebut untuk lebih mudah dipahami nantinya. Klik tombol Customize Columns.
  5. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  6. Silakan atur nama-nama kolom tersebut sesuai kebutuhan kamu, jika terlalu banyak silakan klik tombol Delete dan untuk mengganti nama kolom tersebut klik tombol Rename. Seletelah semua selesai, klik tombol OK.
  7. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  8. Setelah mengubah nama kolom, selanjutnya kamu perlu membuat list dari kolom tadi dengan mengetiknya pada setiap baris yang ada di bawah kolom sebelumnya, klik tombol New Entry untuk menambah kolom baru. Jika list kamu pada bagian ini terlalu banyak, disarankan gunakan Excel sebagai database atau tempat menyimpan daftar mail merge kamu. Setelah selesai klik tombol OK.
  9. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  10. Selanjutnya simpan list yang telah kamu buat pada sebuah file database dengan ekstensi *.mdb. Disarankan simpan pada folder yang sama di mana file dokumen Word tersebut disimpan, karena apabila file Word itu di-copy, maka file database nya juga perlu di-copy.
  11. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  12. Sebagai contoh, berikut ini dokumen yang akan menggunakan mail merge. Ada dua bagian yang akan diganti, yaitu nama dan jabatan, ditandai dengan teks merah.
  13. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  14. Setelah itu kamu perlu memasukkan nama kolom yang telah kamu buat sebelumnya sebagai sebuah variabel kedalam dokumen Word tersebut. Letakkan kursor pada tempat di mana kamu akan meletakkan variabelnya, lalu pada ribbon Mailings klik Insert Merge Field lalu pilih yang ingin kamu tambahkan.
  15. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  16. Untuk menampilkan dokumen sesuai dengan isi list yang telah dibuat sebelumnya, kamu bisa klik tombol Preview Results. Pada mode preview ini kamu bisa langsung cetak dokumen tersebut dengan CTRL + P
  17. Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word
  18. Sedangkan untuk mencetak dokumen secara keseluruhan sesuai jumlah list yang telah kamu buat sebelumnya, klik tombol Finish & Merge lalu pilih Print Documents lalu silakan atur sesuai pengaturan printer yang kamu gunakan.
    • Edit Individual Eocuments untuk membuat dokumen baru dengan semua field telah dimasukkan.
    • Print Documents mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address.
    • Send E-mail Messages yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.
    Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Penutup

Jika list yang anda butuhkan cukup banyak, akan kesulitan jika membuat list itu di Microsoft Word, sebaiknya gunakan Microsoft Excel sebagai tempat membuat list tersebut, untuk lebih lengkapnya silakan baca pada artikel tentang Menggunakan Mail Merge dengan Bantuan Microsoft Excel.

Itulah langkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk membuat dokumen secara Massal di Microsfot Word dengan mudah menggunakan Mail Merge. Dengan fitur itu kamu tidak perlu lagi menuliskan nama atau alamat penerima surat satu per satu pada halaman yang berbeda. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk kamu. Terima kasih dan sampai jumpa!

Posting Komentar untuk "Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word"

Dapatkan Info Terbaru!