Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Widget Atas Posting

Suka dengan konten Maringngerrang.com?
Jika kamu merasa terbantu dengan konten di blog ini, silakan dukung kami melalui Saweria.co/maringngerrang. Dukungan berharga dari kalian semua-lah yang membuat blog ini bisa tetap hadir di hadapan kamu. Terima kasih!

Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel

Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel

Tentang Mail Merge di Microsoft Word

Setelah sebelumnya dibahas tentang mail merge di Microsoft Word, maka rasanya kurang lengkap jika tidak dibahas tentang cara menggunakan mail merge di Microsoft Word dengan menggunakan database Microsoft Excel.

Sebagai salah satu aplikasi pengolah kata yang cukup banyak digunakan, Microsoft Word telah dibekali dengan berbagai fitur dan kelebihan untuk memudahkan penggunanya. Pada dasarnya terkadang banyak permasalahan yang kita hadapi (yang berhubungan dengan penulisan) yang bisa diselesaikan oleh Microsoft Word, hanya saja kita belum mengetahui cara penggunaannya.

Salah satu contoh permasalahannya adalah saat pembuatan surat. Membuat dokumen seperti surat, undangan, sertifikat dan semacamnya, biasanya mempunyai format yang sama hanya saja yang berbeda adalah nama penerima, alamat, jabatan, dan semacamnya.

Oleh karena itu di Microsoft Word ada sebuah fitur yang disebut Mail Merge. Mail Merge adalah alat yang berfungsi untuk menghasilkan dokumen secara massal dengan format yang sama yang dapat disisipkan variabel tertentu yang membedakan tiap dokumen satu dengan lainnya.

Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Untuk menggunakan Mail Merge dengan daftar/list dari Microsoft Excel, terlebih dahulu kamu perlu memahami dasar cara penggunaan mail merge di Microsoft Word. Kamu bisa baca di sini sebagai bahan referensi dan pengetahuan tambahan tentang mail merge di Microsoft Word.

Mail Merge dengan database Excel

Pada pembahasan tentang mail merge sebelumnya telah diketahui bahwa dalam pembuatannya membutuhkan sebuah list/daftar yang akan dijadikan sebagai database. Dalam kasus di mana daftar yang akan kamu buat tersebut merupakan list yang cukup panjang, maka tentu merepotkan bila dibuat hanya dengan Word, oleh karena itu kamu bisa membuat daftarnya di Excel lalu dihubungkan ke dokumen Word. Silakan ikuti pembahasan pada beberapa poin berikut ini.

# Membuat List di Excel

Sebelum memulai dengan dokumen Word, terlebih dahulu kamu perlu membuat list atau daftar yang akan digunakan di Word melalui Microsoft Excel. Pertama-tama buatlah list kamu dalam bentuk tabel sederhana dengan judul kolom di baris pertama. Sebagai contoh seperti tabel di bawah ini.

Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel

Lalu silakan Save atau simpan dokumen Excel tersebut, sebaiknya simpan di folder yang sama dengan dokumen Word yang akan menggunakan mail merge, karena sama seperti sebelumnya apabila dokumen Word tersebut di-copy, maka dokumen Excel yang menjadi database nya juga perlu ikut di-copy.

# Menghubungkan List Excel ke Word

Setelah dokumen Excel yang berisi list untuk mail merge telah dibuat dan disimpan, selanjutnya kamu sudah siap menghubungkannya ke Word. Silakan ikuti langkah-langkah berikut ini.
  1. Buka Microsoft Word, atau jika sudah ada file dokumen tertentu yang akan digunakan silakan buka file dokumen tersebut.
  2. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  3. Setelah itu buka tab/ribbon Mailings, klik Select Recipients dan pilih Use an Existing List lalu silakan pilih dokumen Excel yang sebelumnya telah kamu buat.
  4. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  5. Kemudian kamu akan diminta untuk memilih tabel dari file Excel tersebut, jika sebelumnya kamu sempat membuat beberapa Sheet pada file Excel, maka silakan pilih sheet yang ingin kamu gunakan. Tetapi apabila hanya ada satu sheet, silakan langsung klik OK.
  6. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  7. Sampai di tahap ini kamu sudah bisa menambahkan nama kolom dari daftar yang telah kamu buat di Excel. Silakan letakkan kursor pengetikan pada posisi yang kamu inginkan di dokumen Word lalu pada tab/ribbon Mailings pilih Isert Merge Field dan pilih variabel yang ingin kamu masukkan, nama field tersebut akan mengikuti sesuai nama kolom pada tabel yang kamu buat di Excel.
  8. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  9. Untuk menampilkan dokumen sesuai dengan isi list yang telah dibuat sebelumnya, kamu bisa klik tombol Preview Results. Pada mode preview ini kamu bisa langsung cetak dokumen tersebut dengan CTRL + P
  10. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  11. Sedangkan untuk mencetak dokumen secara keseluruhan sesuai jumlah list yang telah kamu buat sebelumnya, klik tombol Finish & Merge lalu pilih Print Documents lalu silakan atur sesuai pengaturan printer yang kamu gunakan.
    • Edit Individual Eocuments untuk membuat dokumen baru dengan semua field telah dimasukkan.
    • Print Documents mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address.
    • Send E-mail Messages yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.
    Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel

Itulahlangkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk membuat dokumen secara massal menggunakan mail merge di Microsoft Word yang database nya disimpan pada dokumen Excel. Semoga pembahasan pada artikel ini bisa bermanfaat dan bisa memberikan wawasan baru untuk kamu.

Apabila ada hal-hal yang kurang jelas dan perlu ditanyakan, silakan sampaikan pada kolom komentar di bawah atau melalui halaman contact blog ini. Terima kasih dan sampai jumpa!

Posting Komentar untuk "Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel"

Dapatkan Info Terbaru!