Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel

Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel

Tentang Mail Merge di Microsoft Word

Sebagai salah satu aplikasi pengolah kata yang paling populer, Microsoft Word telah dibekali dengan berbagai fitur dan kelebihan untuk memudahkan penggunanya. Pada dasarnya terkadang banyak permasalahan yang kita hadapi (yang berhubungan dengan penulisan) yang bisa diselesaikan oleh Microsoft Word, hanya saja kita belum mengetahui cara penggunaannya.

Salah satu contoh permasalahannya adalah saat pembuatan surat. Membuat surat, khususnya surat undangan dan semacamnya, biasanya mempunyai format yang sama. Nomor surat yang sama, kata pengantar yang sama, serta header dan footer yang sama, yang berbeda hanya nama penerima dan alamat penerimanya saja.

Oleh karena itu di Microsoft Word ada sebuah fitur yang disebut Mail Merge. Mail Merge adalah alat yang berfungsi untuk menghasilkan surat, label, amplop, tag nama, sertifikat, dan lainnya yang dibuat secara massal. Cara kerja mail merge pada dasarnya hanya mengambil informasi (seperti nama dan alamat) dari sebuah daftar, database, atau spreadsheet.

Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Untuk menggunakan Mail Merge dengan daftar dari Microsoft Excel, terlebih dahulu kamu perlu memahami dasar cara penggunaan mail merge di Microsoft Word. Untuk mempelajarinya kamu bisa baca lebih lengkap di sini.

Menggunakan Mail Merge dengan daftar dari Excel

Pada contoh nama dan penerima, daftar tersebut bisa dengan mudah dibuat bahkan dengan bantuan Microsoft Excel. Kamu bisa membuat daftar nama penerima dan alamat penerima surat dalam bentuk tabel di Microsoft Excel. Secara umum hal-hal yang diperlukan adalah:
  • Dokumen Word (template dasar surat, amplop, atau tag nama yang kamu gunakan)
  • Daftar nama, alamat, atau kategori lain dalam tabel Excel

Untuk cara yang lebih lengkap kamu bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:
  1. Buat dokumen baru di Excel berisi daftar, misalnya nama dan alamat
  2. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  3. Setelah itu simpan dokumen excel tersebut. Lanjutkan dengan membuka file surat (dokumen Microsoft Word) yang akan diperbanyak. Kemudian klik tab Mailings pilih Select Recipents lalu pilih Use Existing List...
  4. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  5. Setelah itu akan muncul jendela open file, buka file excel yang telah kamu simpan sebelumnya, dalam hal ini saya menyimpan file excel yang akan dijadikan database dengan nama "My Database", buka file excel yang kamu buat tadi.
  6. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  7. Setelah itu akan muncul jendela Select Table, pilih lokasi worksheet tempat kamu menulis data tadi, klik sheetnya lalu pilih OK.
  8. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel
  9. Setelah kamu yakin bahwa data yang kamu masukkan dalam dokumen excel sebelumnya telah lengkap, lalu masukkan field pada dokumen surat kamu pada tab Mailings klik Insert Merge Field lalu pilih field yang akan kamu tambahkan sesuai tempatnya.
  10. Menggunakan Mail Merge di Word dengan Database Excel

Itulah beberapa langkah yang bisa kamu lakukan untuk memudahkan dalam membuat surat, amplop, label, sertifikat, dan semacamnya secara massal tanpa perlu menggunakan banyak halaman. Dengan menggunakan fitur Mail Merge di Word menggunakan daftar dari Microsoft Excel.

Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk kamu. Jika ada hal-hal yang kurang jelas, jangan sungkan untuk menyampaikannya pada komentar di bawah atau melalui halaman contact blog ini. Terima kasih dan sampai jumpa!

Related Posts

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel