Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word

Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge

Dalam posting kali ini saya akan membahas hal yang berhubungan dengan kesekretariatan, surat. Surat-menyurat kayaknya bukan lagi sesuatu yang tabu buat kita, terutama yang sering berorganisasi, pasti udah paham bahkan sampai format sebuah surat dan tata cara menyurati, tetapi artikel ini bukan tentang itu, disini saya cuma membahas tips untuk membantu pembuat surat.

Membuat surat secara massal dengan Mail Merge Microsoft Word

Seringkali seorang sekretaris atau orang yang biasanya di tugasi untuk membuat surat mendapatkan kasus dimana dia harus membuat surat dengan isi yang sama namun penerima yang berbeda. Misalnya surat undangan, mungkin isinya itu-itu saja tapi penerimanya bisa sampai ratusan, kalau yang di undang banyak. Nah, saya punya tips untuk kalian yang sedang ingin membuat surat yang isinya sama tetapi bagian khusus yang beda-beda, misal tadi nama penerima, alamat, tanggal, dll. Kita akan menggunakan Microsoft Office Word, tidak masalah Word versi berapa, apalagi untuk 2007 dan 2013, hampir sama kok, tapi disini saya menggunakan Word 2007.
  1. Pertama-tama buka dulu file dokumen word yang ingin dibuat secara massal. Setelah itu pada tab Mailings pilih Select Recipents lalu pilih Type New List....
  2. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge
  3. Kemudian akan muncul jendela New Address List, pilih Customize Columns..., kemudian hapus semua Field Names sampai tersisa satu saja.
  4. Membuat Surat di Microsoft Word dengan Mail Merge
  5. Setelah tersisa satu Field Names saja, ganti namanya dengan klik Rename lalu ganti namanya dengan Tujuan Surat lalu klik OK.
  6. Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  7. Setelah itu akan kembali ke jendela New Address List, silahkan tambahkan nama penerima surat / tujuan surat. Misalnya Nama 1, Nama 2, dan Nama 3 pada gambar berikut.
  8. Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  9. Setelah itu anda akan disuruh untuk menyimpan list yang sudah dibuat tadi, simpanlah di mana saja sobat inginkan dan masukkan Tujuan Surat sebagai namanya.
  10. Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  11. Kemudian tentukan di tempat mana field akan dipasang, misalnya tempat nama penerima surat, jika ada teks yang mengisi bagian tersebut, hapus dan ganti dengan field nya.
  12. Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  13. Akan muncul nama dari field tersebut, misalnya <<Tujuan_Surat>>. Bagian tersebut adalah bagian yang nantinya akan berubah.
  14. Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word
  15. Terakhir adalah bagian penyelesaian, masih pada tab Mailings klik Finis & Merge lalu pilih sesuai keinginan anda.
    • Edit Individual Eocuments... untuk membuat dokumen baru dengan semua field telah dimasukkan
    • Print Documents... mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address
    • Send E-mail Messages... yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.
    Membuat Surat Secara Massal Dengan Mail Merge Microsoft Word

Penutup

Jika list yang anda butuhkan cukup banyak, akan kesulitan jika membuat list itu di Microsoft Word, sebaiknya gunakan Microsoft Excel sebagai tempat list tersebut. Baca juga artikel tentang Menggunakan Mail Merge dengan Bantuan Microsoft Excel

Itulah langkah-langkah yang bisa kamu lakukan untuk membuat surat secara Massal di Microsfot Word dengan mudah menggunakan fitur Mail Merge. Dengan fitur itu kamu tidak perlu lagi menuliskan nama atau alamat penerima surat satu per satu pada halaman yang berbeda. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk kamu. Terima kasih dan sampai jumpa!

Related Posts

Iklan Atas Artikel

Iklan Tengah Artikel 1

Iklan Tengah Artikel 2

Iklan Bawah Artikel