Saturday, December 26, 2015

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Assalamu'alaikum warohmatullahi wabarokatuh, nah dalam posting kali ini saya akan membahas hal yang berhubungan dengan kesekretariatan, surat. Surat-menyurat kayaknya bukan lagi sesuatu yang tabu buat kita, terutama yang sering berorganisasi, pasti udah paham bahkan sampai format sebuah surat dan tata cara menyurati, tetapi artikel ini bukan tentang itu, disini saya cuma membahas tips untuk membantu pembuat surat.

Seringkali seorang sekretaris atau orang yang biasanya di tugasi untuk membuat surat mendapatkan kasus dimana dia harus membuat surat dengan isi yang sama namun penerima yang berbeda. Misalnya surat undangan, mungkin isinya itu-itu saja tapi penerimanya bisa sampai ratusan, kalau yang di undang banyak. Nah, saya punya tips untuk kalian yang sedang ingin membuat surat yang isinya sama tetapi bagian khusus yang beda-beda, misal tadi nama penerima, alamat, tanggal, dll. Kita akan menggunakan Microsoft Office Word, tidak masalah Word versi berapa, apalagi untuk 2007 dan 2013, hampir sama kok, tapi disini saya menggunakan Word 2007.

Langkah 1

Pertama-tama buka dulu file dokumen word yang ingin dibuat secara massal. Setelah itu pada tab Mailings pilih Select Recipents lalu pilih Type New List....

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Langkah 2

Kemudian akan muncul jendela New Address List, pilih Customize Columns..., kemudian hapus semua Field Names sampai tersisa satu saja.

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Langkah 3

Setelah tersisa satu Field Names saja, ganti namanya dengan klik Rename lalu ganti namanya dengan Tujuan Surat lalu klik OK.

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Langkah 4

Setelah itu akan kembali ke jendela New Address List, silahkan tambahkan nama penerima surat / tujuan surat. Misalnya Nama 1, Nama 2, dan Nama 3 pada gambar berikut.

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Langkah 5

Setelah itu anda akan disuruh untuk menyimpan list yang sudah dibuat tadi, simpanlah di mana saja sobat inginkan dan masukkan Tujuan Surat sebagai namanya.

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Langkah 6

Kemudian tentukan di tempat mana field akan dipasang, misalnya tempat nama penerima surat, jika ada teks yang mengisi bagian tersebut, hapus dan ganti dengan field nya.

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Langkah 7

Akan muncul nama dari field tersebut, misalnya <<Tujuan_Surat>>. Bagian tersebut adalah bagian yang nantinya akan berubah.

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word

Langkah 8

Terakhir adalah bagian penyelesaian, masih pada tab Mailings klik Finis & Merge lalu pilih sesuai keinginan anda.
  • Edit Individual Eocuments... untuk membuat dokumen baru dengan semua field telah dimasukkan
  • Print Documents... mencetak dokumen dengan field diganti dengan list address
  • Send E-mail Messages... yaitu mengganti field dengan list address kemudian mengirimnya ke alamat email.

Cara Membuat Surat Secara Massal di Microsoft Word
Jika list yang anda butuhkan cukup banyak, akan kesulitan jika membuat list itu di Microsoft Word, sebaiknya gunakan Microsoft Excel sebagai tempat list tersebut.


Mungkin cukup sekian dari saya, kalau ada yang ingin ditanyakan silahkan sampaikan pada kotak komentar dibawah atau bisa juga melalui halaman contact blog ini. Terima kasih, assalamu'alaikum.
Disqus Comments